Een matenlijst voor een groot bedrijf maak je door per medewerker een gestandaardiseerd maatformulier in te vullen met de benodigde lichaamsafmetingen, die je vervolgens centraliseert in één overzichtelijk document. Hoe groter het team, hoe meer je baat hebt bij een gestructureerde aanpak met een digitaal formulier en een duidelijke deadline. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het verzamelen van kledingmaten bij medewerkers en het omzetten van die gegevens naar een correcte bestelling van bedrijfskleding.
Vanaf ongeveer tien medewerkers loont een gecentraliseerde aanpak voor het verzamelen van maten. Onder die grens kun je maten nog informeel ophalen, maar zodra een team groter wordt, neemt de kans op fouten, dubbele invoer en miscommunicatie snel toe. Een gestructureerd proces bespaart je tijd en voorkomt kostbare herbestellingen.
Bij grotere organisaties, denk aan vijftig medewerkers of meer, is een centrale coördinator per afdeling of locatie nuttig. Die persoon verzamelt de maatformulieren, controleert op volledigheid en levert een gecombineerde lijst aan bij de inkoper of HR-afdeling. Zo houd je het overzicht zonder dat iedereen rechtstreeks contact heeft met de leverancier.
Per medewerker verzamel je minimaal de volgende gegevens: naam, functie, confectiemaat (S tot en met 3XL of equivalent) en, indien van toepassing, de broek- of schoenenmaat. Voor specifieke kledingstukken zoals werkjassen of polo’s met een nauwkeurige pasvorm voeg je ook borstomtrek en lichaamslengte toe.
Welke gegevens je precies nodig hebt, hangt af van het type bedrijfskleding dat je bestelt. Voor een simpele polo of softshell volstaat de confectiemaat. Voor maatwerk of technische werkkleding zijn nauwkeurigere lichaamsafmetingen nodig. Houd het maatformulier zo kort mogelijk: vraag alleen wat je echt gebruikt. Een te lang formulier leidt tot afhakers en onvolledige inzendingen.
Handige velden voor een maatformulier voor bedrijfskleding:
De meest efficiënte manier om kledingmaten bij een groot team te verzamelen is via een digitaal formulier met een vaste inleverdatum. Gebruik een tool zoals Google Forms, Microsoft Forms of een interne HR-tool, stuur een herinneringsmail halverwege de periode en sluit de inzamelronde af met een automatische export naar een spreadsheet.
Papieren formulieren werken ook, maar vragen meer handmatig werk bij de verwerking. Kies je toch voor papier, zorg dan voor een centrale inleverlocatie per afdeling en scan de formulieren direct in voor digitale verwerking.
Praktische tips voor een vlotte inzamelronde:
Medewerkers die twijfelen over hun maat kun je helpen door een duidelijke maattabel toe te voegen aan het formulier, met de bijbehorende lichaamsafmetingen per maat. Als iemand tussen twee maten valt, is het verstandig om standaard de grotere maat te adviseren, tenzij het kledingstuk een nauwsluitende pasvorm heeft.
Voor grotere organisaties is het nuttig om een paar testexemplaren beschikbaar te stellen voordat je de definitieve bestelling plaatst. Medewerkers kunnen dan zelf passen en hun maat bevestigen. Dit kost iets meer tijd in de voorbereiding, maar vermindert het aantal retourzendingen en herbestellingen aanzienlijk.
Twijfelgevallen kun je ook achteraf nog aanpassen als je met de leverancier afspreekt dat er een kleine buffer wordt meebesteld. Spreek dit van tevoren af en noteer twijfelgevallen apart in je matenlijst zodat je ze snel kunt terugvinden.
Verwerk de verzamelde maten in een spreadsheet met één rij per medewerker en aparte kolommen voor elk kledingstuk en de bijbehorende maat. Voeg onderaan een samenvattende tabel toe met het totaal aantal stuks per maat per artikel. Die samenvatting is wat de leverancier nodig heeft voor de productie.
Een overzichtelijke bestelsheet bevat minimaal:
Controleer de lijst altijd dubbel voordat je hem doorstuurt. Veelgemaakte fouten zijn: medewerkers die twee keer voorkomen, ontbrekende maten voor nieuwe collega’s en verkeerde optellingen in de samenvattende tabel. Een korte controleslag bespaart je veel correctiewerk achteraf.
Het is slim om een vaste leverancier vroeg in het proces te betrekken, zeker als je meer dan twintig medewerkers kleedt of als je werkt met meerdere kledingstukken tegelijk. Een ervaren leverancier kan je voorzien van een kant-en-klaar maatformulier, maattabellen per kledingstuk en advies over welke maten je het beste kunt aanhouden als buffer.
Vroeg contact met de leverancier helpt je ook om de levertijd realistisch in te plannen. Bij grote bestellingen van bedrijfskleding is een doorlooptijd van enkele weken gebruikelijk, afhankelijk van de productietechniek en het volume. Als je te laat begint, loop je het risico dat de kleding niet op tijd beschikbaar is voor een evenement, seizoensstart of nieuwe medewerkers.
Een vaste leverancier biedt bovendien continuïteit: als je volgend jaar opnieuw bestelt, zijn de matenlijsten en het ontwerp al bekend en gaat het proces sneller.
Bij Muta Sport begeleiden we je van begin tot eind bij het bestellen van gepersonaliseerde bedrijfskleding, ook als je een groot team kleedt. We nemen het proces graag uit handen, zodat jij je kunt richten op wat echt belangrijk is.
Wat wij voor je regelen:
Wil je weten hoe wij jouw bedrijfskledingbestelling aanpakken? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de beste aanpak voor jouw situatie. Of bekijk ons volledige aanbod op mutasport.nl.
